Organisation de congrès

Nous gérons tout type de manifestations : congrès récurrents ou évènements one shot, séminaires d'un ou plusieurs jours, symposia, réunions de travail ou encore gestion administrative de votre association.

Nos savoir-faire

Conseil

Notre forte expérience nous permet de vous guider dans le cahier des charges et le processus de mise en place de la manifestation en présentiel ou icongrès.

Secrétariat

Nous prenons en charge les relations avec les différents acteurs de la préparation de l'événement.

Communication

Nous préparons le plan de communication auprès des partenaires et du public, ainsi que les supports nécessaires : flyer, site web, programme, e-mailing...

Comptabilité

Notre équipe s'occupe de la comptabilité et gère les recettes, les dépenses et le bilan propres à votre congrès.

Développement web

Nous pouvons mettre en place un site internet personnalisé avec de multiples fonctionnalités (inscription en ligne, soumission d'abstracts, téléchargement documents officiels…)

Gestion des inscriptions

Que ce soit par formulaire papier ou en ligne, nous gérons les inscriptions des participants, proposons les transports et hébergements possibles.

Relation avec les partenaires et intervenants

Nous recherchons activement les partenaires et choisissons les intervenants de confiance pour la réussite de votre séminaire.

Accompagnement

Notre équipe est présente tout au long de l'organisation et le jour de la manifestation.

Avancer à vos côtés à chaque étape de votre projet

Avant l'évènement

Définir le cahier des charges et mettre en place un retroplanning
Rechercher un lieu adapté, élaborer et suivre le budget prévisionnel
Créer la charte graphique de l'évènement
Lancer le plan de communication auprès des partenaires et du public
Développer un site internet personnalisé avec de multiples fonctionnalités (inscription en ligne, soumission d'abstracts, téléchargement documents officiels…)
Elaborer le plan d'aménagement des espaces en fonction du lieu et des besoins techniques
Rechercher activement les futurs sponsors, assurer la facturation et le suivi
Etablir les appels d'offres auprès des prestataires et les choisir en accord avec le Comité d'Organisation : restauration, audiovisuel, signalétique, exposition, personnel (sécurité, nettoyage, hôtesses…), navettes, objets de communication
Reporting réguliers sur l'avancement du dossier auprès du Comité d'Organisation
Gérer les inscriptions des participants
Inviter et prendre en charge les intervenants
Optimiser le budget, contrôler les factures et leurs règlements

Pendant l'évènement

Etre le « chef d'orchestre » sur place et coordonner toutes les équipes présentes
Satisfaire pleinement les demandes des participants
Faire respecter le programme et les horaires de la manifestation

Après l'évènement

Présenter le bilan financier, préparer le dossier statistique et le debriefing avec le Comité d'Organisation
Mettre en place les actions post-évènement : remerciements partenaires et intervenants.
Lancer le prochain projet